Vragenlijst

Portfolioflow
Portfolioscan

Vul hieronder de Portfolioflow vragenlijst in!

Basis vragenlijst assessment scan op basis van Portfolioflow model

"*" geeft vereiste velden aan

Stap 1 van 4

DEEL 1. Algemeen

In dit eerste deel vragen we een paar basisgegevens: jouw naam, rol en het organisatie(onderdeel) waar je werkt. Zo kunnen we de antwoorden goed plaatsen binnen het bredere beeld van de organisatie.

Alle antwoorden zijn vertrouwelijk en worden alleen gebruikt voor de organisatiebrede analyse. De resultaten daarvan zullen niet herleidbaar zijn naar personen, maar we vragen je naam wel voor eventuele nadere toelichting bij je antwoorden.

A01. Naam*

Je voornaam Tussenvoegsel Achternaam

A02. Rol of functie in de organisatie*

A03. Onderdeel (directie, cluster, domein, sector, afdeling)*

DEEL 2. Huidige situatie portfoliomanagement

In dit tweede deel vind je vragen over hoe portfoliomanagement in jullie organisatie(onderdeel) is ingericht en over hoe iniitiatieven (projecten e.a.) worden gestuurd en uitgevoerd.
Beantwoord de vragen zo concreet mogelijk, zodat we een goed beeld krijgen van de huidige situatie.
Als je het echt niet weet vul je 'Onbekend' in.

Met 'initiatieven' bedoelen we voorstellen voor activiteiten die leiden tot substantiële veranderingen in en ontwikkeling van de organisatie. Die initiatieven kunnen verschillende uitvoeringsvormen aannemen, zoals programma's, projecten, epics, features en pilots.

H01. Welke initiatieven volgen jullie in het portfolio, wat is de scope, wat zijn de afbakeningscriteria?*

Welke soorten initiatieven (projecten e.a.) vallen in het (deel)portfolio en wat zijn de belangrijkste insluitingscriteria?

H02. Hoeveel initiatieven zijn er op dit moment onderhanden binnen jullie organisatie-onderdeel?*

Geef een realistische schatting.
'Onderhanden' wil zeggen: alle lopende initiatieven ofwel de initiatieven die zijn gestart en nog niet geheel opgeleverd resp afgerond.

H03. Welk percentage van de nu onderhanden initiatieven raken ook aan stakeholders buiten jouw organisatie-onderdeel?*

Geef een realistische schatting.

H04. Hoeveel initiatieven, die nog niet in uitvoering zijn, zijn er op dit moment binnen jullie organisatie-onderdeel bekend?*

Geef een realistische schatting.
Het gaat hier om alle aankomende initiatieven, die zich nog in de ideevorming bevinden.

H05. Op welke wijze houden jullie overzicht van alle onderhanden en aankomende initiatieven in jullie organisatie-onderdee)?*

Dat kan op allerlei manieren gebeuren, zoals af-en-toe (ad hoc), mst vaste regelmaat (systematisch, te weten ...).
En is dat voor lopende en aankomende verschillend?

H06. Welke indelingscriteria kent jullie (deel)portfolio?*

Diverse mogelijkheden, zoals buckets (welke dan?), of bijvoorbeeld een onderverdeling naar grootte/complexiteit (groot-middel-klein), naar type, geografisch gebied e.v.a.

H07. Welke uitvoeringsvormen of methoden (projectmanagement, agile e.a.) hanteren jullie om initiatieven te realiseren?*

Denk aan bijvoorbeeld PRINCE2, Projectmatig Creëren, Agile/SCRUM, Agile/SAFe e.v.,a.

H08. In welk(e) informatiesysteem(en) worden jullie initiatieven en portfoliodata vastgelegd?*

Noem de naam en indien bekend ook het onderliggende tool (zoals Excel). Het kunnen ook meerdere systemen zijn, noem ze allemaal.

H09. Op welke wijze stemmen jullie de initiatieven af met de doelen en/of strategie van de organisatie?*

Er zijn meerdere mogelijkheden. Bijvoorbeeld bottom-up, door initiatief templates daarnaar te vragen, of bijvoorbeeld via zogenaamde 'doelenbomen'.

H10. Door wie, welk gremium worden besluiten genomen over de samenstelling van het portfolio?*

Dat kan een portfolioboard of portfoliotafel zijn, of ligt deze bevoegdheid bijvoorbeeld bij het bestuur of de directie van jullie organisatie(onderdeel)?

H11. Hoe, via welk proces komen jullie tot de samenstelling van het portfolio en hoe vindt monitoring plaats?*

Beschrijf de stappen globaal.

H12. Hoe, op welke wijze financieren jullie het portfolio en de initiatieven daarin en hoe monitoren jullie dat?*

Ofwel waar komt het geld vandaan en hoe wordt het verdeeld en gemonitord?

H13. Hoe, op welke wijze bemensen jullie het portfolio en de initiatieven daarin en hoe monitoren jullie dat?*

Ofwel waar komen de resources vandaan, hoe worden die gereserveerd en ingezet op een initiatief en hoe wordt dat gemonitord?

H14. Door wie, welk gremium worden besluiten genomen over het concreet starten en stoppen van initiatieven?*

Dat kan een portfolioboard of portfoliotafel zijn, het bestuur of de directie, of kunnen (lokale) managers besluiten om initiatieven te starten en te stoppen?

H15. Hoe, via welk proces worden initiatieven gestart en gestopt?*

Beschrijf de stappen globaal.

H16. Via welk proces worden initiatieven gemonitord en bijgestuurd gedurende hun looptijd?*

Beschrijf de stappen globaal.

H17. Wie, welk gremium, adviseert de besluitvormers over voorliggende keuzes in en over het portfolio?*

Dat kan door het Portfolio Management Office (PMO) of Portfoliobureau, danwel door een daarvoor ingesteld Portfolioaviesteam of -adviesraad.

H18. Welke fasering kennen de initiatieven in het portfolio en hoe wordt daarop gestuurd?*

Welke (project)fasen of zgn. Stage-gates hanteren jullie en bij welke faseovergangen wordt op portfolioniveau besloten resp. getoetst?

H19. Hoe is de voorspelbaarheid van jullie huidige portfolio?*

Goed, wij hoeven weinig bij te sturen

Matig, wij sturen regelmatig bij

Slecht, er zijn vaak escalaties

Anders

H20. Waardoor worden de meeste verstoringen in het portfolio veroorzaakt?*

Bijvoorbeeld het invlechten van plotseling opkomende nieuwe initiatieven die zeer urgent zijn.

Portfolioflow
Portfolioscan

DEEL 1. Algemeen

DEEL 2. Huidige situatie portfoliomanagement

DEEL 3. Stellingen over jullie huidige portfoliomanagement

DEEL 3.1 Besluitvorming

DEEL 3.2 Informatie

DEEL 3.3 Mindset

DEEL 4 - Potentie van portfoliomanagement: kansen, wensen en behoeften

AFSLUITING

VERZENDEN

Portfolioflow Portfolioscan

DEEL 1. Algemeen

DEEL 2. Huidige situatie portfoliomanagement

DEEL 3. Stellingen over jullie huidige portfoliomanagement

DEEL 3.1 Besluitvorming

DEEL 3.2 Informatie

DEEL 3.3 Mindset

DEEL 4 - Potentie van portfoliomanagement: kansen, wensen en behoeften

AFSLUITING

VERZENDEN

Portfolioflow
Portfolioscan