Wakkere woensdag

In je rol van bestuurder, directeur of manager lig je vast wel eens wakker van lastige vragen bij complexe veranderingen in je organisatie? Als je werkt aan verandering binnen organisatie, dan ken je vast wel die momenten waarop je in je hoofd ’s nachts blijft malen over die hardnekkige twijfels, dilemma’s of zorgen in de organisatie die je niet loslaten en waar je niet 1-2-3 een oplossing voor hebt. Kortom: wakkerliggers!

Wakkerliggers tergen bestuurders, directeuren, managers en veranderprofessionals. In de reeks Wakkere woensdag belichten we enkele van die wakkerliggers en koppelen die aan oplossingen die portfoliomanagement  biedt. Want als je grip hebt op je veranderopgave, slaap je beter én maak je meer impact.

Wil je daar meer over leren? Volg dan de Masterclass Portfoliomanagement en/of koop het boek Portfoliomanagement.

Wakkere Woensdag is een reeks korte blogs over wakkerliggers met een knipoog naar het boek Portfoliomanagement, samen strategische keuzes maken.

Deze zijn er al verschenen, en er volgen nog meer:

Intro: Drie kernvragen voor portfoliomanagement

Om relevant te blijven en wendbaar te zijn, moeten organisaties continu het juiste doen en ervoor zorgen dat de gewenste effecten zichtbaar zijn. Kerntaak van portfoliomanagement is om dat te benoemen, faciliteren en monitoren: reflecteren op wat de bedoeling ook alweer is, wat de doelen zijn en op welke manier mensen in de organisatie hier invulling aan geven. Door het geheel te overzien, geeft portfoliomanagement de juiste input aan bestuur en directie, zodat die tijdig kunnen interveniëren en bijsturen.

Zo helpt portfoliomanagement het bestuur en de directie van een organisatie bij het beantwoorden van drie kernvragen.

Wakkere Woensdag 1: Starten met portfoliomanagement

Het bepalen van een goede strategie voor jouw organisatie is vaak al een hele uitdaging, en het maken van de keuzes om de strategische doelen daadwerkelijk te bereiken is wellicht een nog grotere opgave. Zoals je vast wel hebt ervaren wordt het complex doordat de ontwikkelinitiatieven – zoals programma’s, projecten en agile teams, die zorgen voor de nodige veranderingen in organisaties – meerdere risico’s in zich hebben. De uitkomst en de weg ernaartoe zijn immers geen routine, waardoor ze veel minder voorspelbaar zijn dan reguliere taken. Om daadwerkelijk samen keuzes te maken, biedt portfoliomanagement het overzicht en inzicht dat nodig is om weloverwogen te kunnen kiezen.

Wakkere Woensdag 2: De afbakening van het portfolio

Maar waar je ook wakker van kan liggen is de vraag: waar houdt portfoliomanagement op? Portfoliomanagement is geen panacee voor alle veranderingen in een organisatie. Zoals Goethe al zei: Ïn de beperking toont zich de meester”. Juist het durven afbakenen maakt het verschil tussen grip en chaos. En als je dat nalaat of niet weet hóé je dat moet doen dan is dat precies waar je ’s nachts van wakker kunt liggen. Het begint natuurlijk met de vraag: Wat hoort er wel in en wat niet? En hoe bepalen we dat, op welke kenmerken beoordelen we initiatieven of ze in het (deel)portfolio thuishoren?

Wakkere Woensdag 3: Het opbouwen van een startportfolio

Een goede start is het halve werk, en een verkeerde start kan nog jaren doorwerken. Laat je daar niet door tegenhouden, door gewoon te beginnen ontstaat een iteratief proces waarin het portfolio steeds verder wordt aangescherpt, het gesprek binnen de organisatie op gang komt en het leren begint. In dit artikel duiken we in de wakkerliggers die horen bij het samenstellen van een startportfolio. Daarbij beantwoord je vragen als: Welke fasering hanteren we (en wanneer moet iets langs de portfoliotafel)? Hebben we slim geclassificeerd? Onderscheiden we deelportfolio’s? Geeft dit zo een goed overzicht? Missen we nog zaken? Maken we het bij voorbaat niet te ingewikkeld?

Wakkere Woensdag 4: Portfolio governance, hoe en met wie, welke rollen, besturen we het portfolio?

Wakkerligger #4 gaat over portfoliogovernance, een essentiële pijler als je grip wilt krijgen op een portfolio van veranderinitiatieven. Ofwel de vraag: hoe en met wie, welke rollen, besturen we het portfolio? Lees meer. De basis ligt in het scheppen van duidelijkheid over wie beslissen, wie adviseren en wie de initiatieven (projecten e.a.) uitvoeren én via welke processen dat verloopt.

Wakkere Woensdag 5: Prioriteren van initiatieven

Wakkerligger #5 gaat over prioriteren, het in een rangorde zetten, van het portfolio van veranderinitiatieven. Als jij verantwoordelijk bent voor het realiseren van de strategische koers van de organisatie, dan ben je er bij gebaat dat dié initiatieven worden gekozen, die tezamen het meeste bijdragen aan de strategische koers en de organisatiedoelen. Tegelijk wil je mensen in je organisatie ook liever niet teleurstellen, door (hun) initiatieven af te wijzen als ze niet voldoende bijdragen. Maar hoe te handelen?

Aan goed prioriteren zitten haken en ogen. Portfoliomanagement helpt je daarbij, zoals het zetten in een rangorde, omgaan met afhankelijkheden, het markeren van ‘de streep’, het werken met een concreet waarderingskader en een zogenaamde ‘bollengrafiek’. Daarover lees je in deze wakkerligger #5.

Wakkere Woensdag 6: Balanceren van het portfolio

Wakkerligger #6 gaat over balanceren, van het portfolio van veranderinitiatieven.

Bestuurders en directies zoeken continu naar een evenwicht tussen verbetering en ontwikkeling enerzijds en rust in de organisatie anderzijds. Dat roept vragen op zoals: 

• Hoe zorgen we dat we genoeg vooruitgang boeken, zonder de organisatie te overvragen? 
• Hoe leg ik aan stakeholders uit dat we niet alles kunnen honoreren, hoe belangrijk het voor hen ook is? 

Bij het balanceren van het portfolio kijk je naar samenhang, capaciteit en het omgaan met schaarste. Waar je bij prioriteren bepaalt wat belangrijk is, bepaal je bij balanceren wat in de planningsperiode haalbaar is en waarom. Daarover lees je in deze wakkerligger #6.

Wakkere Woensdag 7: Plannen en bijsturen van het portfolio

Wakkerligger #7 gaat over plannen en bijsturen, van het portfolio van veranderinitiatieven.

Nadat je het portfolio hebt samengesteld, geprioriteerd en gebalanceerd, begint het pas echt. Dat roept vragen op zoals:

• Hoe zorgen we dat we genoeg vooruitgang boeken, zonder de organisatie te overvragen?
• Hoe leg ik aan stakeholders uit dat we niet alles kunnen honoreren, hoe belangrijk het voor hen ook is?
• Hoe laten we zien dat we zorgvuldig omgaan met onze ontwikkel- en verandercapaciteit, terwijl we toch tempo houden?
• Zeker wanneer initiatieven met hoge prioriteit alsnog niet in het portfolio passen, wordt balanceren een bestuurlijk vraagstuk.

Want hoe houd je koers in een omgeving die voortdurend beweegt? Hoe zorg je dat de organisatie blijft leveren op strategische doelen, zonder te vervallen in ad-hoc besluitvorming of overbelasting? En, hoe neem je besluiten die zowel robuust als wendbaar zijn? Daarover lees je in deze wakkerligger #7.

Wakkere Woensdag 8: Portfoliomanagement en de Organisatiestrategie

Wakkerligger #8 gaat over portfoliomanagement en de organisatiestrategie, van het portfolio van veranderinitiatieven.

Vandaag kijken we verder vooruit naar de strategische ambities van de organisatie en de doelen en ontwikkelingen op middellange en lange termijn.

Dit artikel in 30 seconden

• Organisaties bevinden zich in een spanningsveld tussen strategische ambities en operationele druk.
• Een goede organisatiestrategie moet expliciet maken waar de organisatie naartoe wil en welke keuzes dit met zich meebrengt.
• Het verbinden van portfolio en strategie vereist hulpmiddelen zoals koerskaarten en doelen-initiatievenmatrixen.
• De wisselwerking tussen strategie en portfolio is een continu proces, niet slechts een jaarlijkse evaluatie.
• Zij-invliegers kunnen spanning veroorzaken; duidelijke spelregels zijn nodig om het portfolio in balans te houden.

Ofwel: Hoe zorg je, juist in een veranderende omgeving, dat de strategie geen abstract document blijft, maar een levend kompas vormt voor het portfolio? Daarover lees je in deze wakkerligger #8.

Deze wakkerliggers tergen bestuurders, directeuren, managers en veranderprofessionals. Portfoliomanagement biedt oplossingen. Want als je grip hebt op je veranderopgave, slaap je beter én maak je meer impact.

Veel leesplezier!

Wakkere woensdag is te vinden op Boommanagement.nl.